ANACAM MAGAZINE - n.4 ottobre | dicembre 2020

44 INTERVISTA DOPPIA d i T I T T I L O PA PA Alessandra, when is it a good time for a company to approach a digitization project? Whether small or large, every company has internal processes that must be analysed, regardless of digitization, since the analyses identify which activities add value to the company and the links between the various company functions, as well as to highlight any process inefficiencies and to remove any waste. Once the courses are clear, improving and digitizing the processes is not only possible but always desirable. Cristiano, is it necessary to digitize all business processes? It is not necessary to digitize all processes. We need to start with those that allow us to be more efficient, such as processes that favour the correct storage of new data; a single data entry, avoiding having to manage the same information several times; rapid circulation of information; a reduction in the waste of time and resources associated with printing processes that document dematerialization have made unnecessary. The transition from paper to digital also allows to work remotely, keeping employees aligned and avoiding data loss. Another important aspect, in my opinion, is communication between the office and external technical staff: providing the technician with tools that allow him/ her to always have the scheduled activities available, to be able to group the assistance calls and consult manuals and technical documentation on the field is certainly a source of efficiency. What is the best way to approach a digitization project, Alessandra? First of all, this kind of project must be clear in the mind of the entrepreneur: success depends on how much the CEO and executives believe in it and the ability to involve employees. The ultimate goal is to obtain, through data analysis, a competitive advantage that translates into being timely in technical, operational but above all strategic decisions. The experience gained in RIAM in March, during the lockdown period, also confirmed the importance of having a technological infrastructure that allows you to work from home without paper. Therefore processes must be integrated with a good IT system in order to manage the communication flow. How will digitization impact on a SME, Cristiano? A digitization project in a SME impacts on the entire organization and is increasingly of a strategic nature. The success of this project depends on the propensity for new technologies, which is naturally facilitated in the case of a “young” environment. On the contrary, it could be more difficult in companies with a higher average age of staff. Training and information are essential to raise awareness of innovative information systems. vi e di digitalizzazione dei processi. Alessandra, quando un’azienda ha convenienza ad approc- ciare un progetto di digitalizzazione dei processi? Piccola o grande che sia, ogni azienda ha dei processi interni che vanno analizzati, indipendentemente che li digitalizzi o meno, poi- ché ciò permette di comprendere quali attività conferiscono valore all’impresa, quali sono i collegamenti tra le diverse funzioni aziendali, di evidenziare le eventuali inefficienze dei processi e di eliminare gli eventuali sprechi. Una volta che i flussi sono chiari, migliorare e digitalizzare questi processi non solo è possibile ma sempre auspicabile. Cristiano, è necessario digitalizzare tutti i processi aziendali? Non è necessario digitalizzare tutti i processi. Occorre partire da quelli che ci permettono di essere più efficienti, come i pro- cessi che favoriscono una corretta archiviazione dei nuovi da- ti; un inserimento dati univoco, senza bisogno di intervenire più volte sulla gestione delle stesse informazioni; una rapida circolazione delle informazioni; una riduzione degli sprechi di tempo e risorse legati a processi di stampa non più necessa- ri grazie a un processo di “dematerializzazione dei documen- ti”. Il passaggio dal cartaceo al digitale consente, inoltre, di po- ter lavorare anche da remoto mantenendo tutti i dipendenti allineati e di non perdere dati. Un altro aspetto importante, a mio avviso, è la comunicazione tra ufficio e personale tecnico esterno: rendere fruibili strumenti che consentano al tecnico di avere sempre a disposizione la pianificazione delle attività programmate, di poter consuntivare gli interventi di assisten- za e soprattutto consultare manuali e documentazione tecni- ca sul campo è sicuramente fonte di efficienza. Qual è il modo più corretto per approcciare un progetto di di- gitalizzazione, Alessandra? Per prima cosa un progetto di questo tipo deve essere chiaro nella mente dell’imprenditore: il successo dipende da quanto CEO e dirigenti ci credono e dalla capacità di coinvolgimento dei collaboratori. L’obietti- vo finale è ottenere, attraverso l’analisi dei dati, un vantaggio competitivo che si traduce con l’essere tempestivi nelle deci- sioni tecniche, operative ma soprattutto strategiche. L’espe- rienza maturata in RIAM a marzo, nel periodo del lockdown, ha confermato anche l’importanza di avere una infrastruttura tecnologica che permetta di lavorare da casa senza alcun sup- porto cartaceo. È quindi fondamentale per gestire il flusso di comunicazione al meglio che i processi siano integrati con un buon sistema IT. Che impatto può avere, Cristiano, la digitalizzazione su una PMI? Un progetto di digitalizzazione in una PMI impatta su tutta l’organizzazione e ha sempre più un carattere strategico. Il successo di tale progetto dipende molto dalla propensione alle nuove tecnologie, facilitato ovviamente in caso di un am- biente “giovane”. Al contrario potrebbe risultare più difficol- toso in aziende strutturate con un’ età media più elevata del personale. È necessario lavorare su formazione e informazio-