ANACAM MAGAZINE - n.4 ottobre | dicembre 2020

Quali documenti possono essere dematerializzati? In cosa consiste il processo di dematerializzazione? Pos- sono essere dematerializzati tutti i documenti, dai contratti, alle pratiche, alle procedure. Il primo step del processo è la presa in carico del cartaceo, che consiste nell’acquisizione, nella classificazione e nella verifica della conformità dei fascicoli. Questa operazione è detta normalizzazione. In seguito, vengono effettuate la scansione dei documenti e l’indicizzazione dei campi identificativi tramite tecnologie di riconoscimento automatico e data entry. Una volta comple- tata questa procedura, le immagini dei documenti devono essere sottoposte a un processo di conservazione digitale. Come devono essere conservati i documenti demateria- lizzati? I documenti informatici vanno conservati a norma su una piattaforma documentale. La conservazione digi- tale serve a impedire, appunto, la perdita o la distruzione dei documenti dematerializzati ma anche a garantirne l’autenticità, l’integrità e l’accesso controllato. È un passaggio importante perché nel caso di attività ispettiva delle Autorità o di presentazione in giudizio, è possibile esibire a norma i documenti conservati direttamente dal portale del soggetto conservatore. Naturalmente anche per i contratti e i docu- menti digitali a valenza tributaria, quindi fatture di acquisto e vendita, documenti relativi al trasporto delle merci, scrit- ture contabili, registri e libro unico del lavoro, è prescritto l’obbligo di conservazione nel tempo ai fini fiscali e civili- stici. Esattamente come accade per i documenti cartacei. L’archiviazione elettronica può generare problemi di pri- vacy e di sicurezza? Certamente occorre adottare dei mec- canismi di sicurezza che preservino l’accesso indesiderato ai documenti rispettando la normativa sulla privacy. Inoltre, bisogna garantire che i processi documentali siano costan- temente aggiornati rispetto alle normative sui documenti elettronici. Che fine fa il cartaceo una volta effettuata la scansione? Il cartaceo può essere rispedito al committente, inviato al macero oppure archiviato dal soggetto che ha effettuato la dematerializzazione. Nel caso di archivio cartaceo sottopo- sto a dematerializzazione certificata e autenticata, questo può essere inviato al macero certificato. Poste Italiane offre un servizio di dematerializzazione e di conservazione digitale. Quali sono i punti di forza della vostra proposta? Postel, società di Poste Italiane specializ- zata nella gestione documentale, ha ricevuto dall’Agenzia per l’Italia Digitale, per primi in Italia, la qualifica di “con- servatore” accreditato per l’alto livello di qualità e sicurezza raggiunto nella conservazione dei documenti informatici. Per le organizzazioni che avessero la necessità di mantenere anche gli archivi fisici, negli stabilimenti Postel distribuiti su tutto il territorio nazionale attualmente sono custoditi oltre quattro milioni di scatole. Postel mette a disposizione un in- terialization process consist of? All documents can be dematerialized, from contracts, to practices, to procedures. The first step of the process is taking charge of the paper files, which consists in the acquisition, classification and confirmation of compliance of the files. This is called normalization. Next, documents are scanned and the identification fields indexed using automatic recognition and data entry technologies. Once this procedure is complete, the images of the documents must go through a digital preservation process. How should dematerialized documents be stored? Electronic documents must be kept in compliance with the law on a document platform. Digital preservation prevents the loss or destruction of dematerialized documents but also guarantees their authenticity, integrity and access. This step is important because in case of inspection by Authorities or exhibition in court, stored documents may be displayed directly from the portal of the custodian in accordance with the law. Naturally the conservation over time for tax and civil purposes is obligatory for contracts and digital documents of tax value, for purchase and sale invoices, as well as documents relating to the transport of goods, accounting records, registers and payrolls. Exactly like the procedure for paper documents. Can electronic archiving generate privacy and security issues? Security measures must certainly be adopted to preserve unwanted access to documents in compliance of privacy laws. Furthermore, document processes must be constantly updated for regulations on electronic documents. What happens to the paper documents after scanning? The paper can be returned to the customer, shredded or archived by the subject of the dematerialization. In the case of a paper archive subjected to certified and authenticated dematerialization, this can be sent to certified shredding. Poste Italiane offers a dematerialization and digital preservation service. What are the strengths of your proposal? Postel, a Poste Italiane company specializing in document management, was the first in Italy to receive the status of account keeper credited by Agenzia per l’Italia Digitale for the high level of quality and security achieved in storing IT documents. For organizations that also need to keep physical archives, over four million boxes are currently kept in the Postel factories distributed throughout the country. Postel provides a set of user-friendly document services accessible through several platforms, i.e. web portal, workflow, API and web services. Naturally different options may be combined according to the needs of individual companies. I believe that among the support services offered, electronic signatures, electronic invoicing, digital Data Certa and electronic correspondence management are particularly interesting. 26 L’ INTERVISTA d i T i t t i L o Pa pa