23 • il periodo di conservazione dei dati personali; • la possibilità per gli interessati di esercitare i diritti previsti dal regolamento indicando i recapiti a cui rivolgersi. Ogni cartello dovrà, comunque, rimandare all’informativa privacy completa indicando dove sia disponibile e come sia consultabile. Il materiale videoregistrato potrà essere visionato in caso di necessità solo da soggetti incaricati, identificati e nominati e comunque potrà essere conservato in un luogo non accessibile ad estranei solo per un periodo limitato (secondo il Garante è congruo un termine non superiore a 7 giorni). Tutte queste cautele a tutela della privacy devono essere adottate dal titolare del trattamento che, nel caso di videosorveglianza a fini di sicurezza, non può essere individuato nella ditta di manutenzione dell’ascensore, a meno che la stessa fornisca il software e/o comunque abbia modo di accedere alle immagini, anche in fase di manutenzione. Solo in questo caso, infatti, assumendo un diverso ruolo, sarebbe tenuta a specifici obblighi dettati dalla normativa privacy. In ogni caso, è bene che l’azienda di manutenzione, al momento dell’installazione della videocamera, si accerti che l’amministratore si è adeguato o si adeguerà alle regole di cui sopra. Se è vero, infatti, che di norma la ditta viene coinvolta esclusivamente per la predisposizione degli alloggi utili all’installazione delle telecamere in cabina e per il collocamento degli apparecchi, rimanendo estranea al loro funzionamento, utilizzo e gestione, è anche vero che essa, partecipando alla realizzazione dell’impianto di videosorveglianza, potrebbe essere coinvolta a diverso titolo in caso di contestazioni. Pertanto, anche sotto questo profilo, è utile che, prima di dare corso ai lavori, la ditta chiarisca per via contrattuale che il suo intervento è limitato alla sola posa o predisposizione di quanto necessario per l’installazione dell’impianto e si faccia rilasciare una dichiarazione da parte dell’amministratore in merito alla conformità alla normativa a tutela della privacy o all’impegno di adeguarsi a dette prescrizioni. * Avvocati Studio Legale Berliri Nucci Veroni devono essere sempre informati che stanno per accedere ad un’area videosorvegliata. A tal fine è necessario che il titolare del trattamento, cioè colui che determina le finalità e i mezzi del trattamento e quindi della videosorveglianza, predisponga idonei cartelli informativi al riguardo. Il supporto cartellonistico deve essere collocato prima del raggio di azione della telecamera o nelle sue vicinanze e deve avere un formato ed un posizionamento tale da essere chiaramente visibile in ogni condizione di illuminazione ambientale. Ciascun cartello, oltre ad indicare l’esistenza delle telecamere, dovrà contenere un’informativa semplificata che riporti: • l’identità e i dati di contatto del titolare del trattamento e, ove esistente, del suo rappresentante (che nel caso di ascensori condominiali è il condominio nella persona dell’amministratore) e di eventuali responsabili del trattamento (coloro che trattano dati personali per conto del titolare del trattamento); • la finalità del trattamento (per esempio motivi di sicurezza, prevenzione di atti vandalici, ecc.); 23
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