20 La conservazione digitale dei documenti nel nuovo Regolamento Macchine Digital document retention under the new Machinery Regulation IL Regolamento (UE) 2023/1230 introduce un cambiamento rilevante anche per il nostro settore relativamente a piattaforme elevatrici, servoscala, pedane, scale e tappeti mobili: la documentazione che accompagna macchine, prodotti correlati e quasi-macchine può essere fornita, resa accessibile e mantenuta anche in formato digitale. La digitalizzazione è tuttavia accompagnata da precisi obblighi di accessibilità, durata e disponibilità nei confronti degli utilizzatori e delle autorità di vigilanza del mercato. Il primo riferimento centrale è contenuto nell’articolo 10, paragrafo 7, relativo agli obblighi dei fabbricanti di macchine e prodotti correlati. Le istruzioni per l’uso possono essere fornite in formato digitale, purché il fabbricante indichi sulla macchina, sul prodotto correlato, sull’imballaggio o in un documento di accompagnamento le modalità attraverso le quali è possibile accedervi. Il formato utilizzato deve consentire all’utilizzatore di stampare, scaricare e salvare le istruzioni su un dispositivo elettronico, così da renderle consultabili in qualsiasi momento, anche in caso di avaria della macchina o del prodotto. Tale requisito si applica anche quando le istruzioni sono integrate direttamente nel software della macchina. Le istruzioni digitali devono inoltre rimanere accessibili online durante il ciclo di vita previsto del prodotto e, comunque, per almeno dieci anni dalla sua immissione sul mercato. La possibilità di utilizzare il formato digitale non elimina completamente la documentazione cartacea. Lo stesso articolo 10, paragrafo 7, stabilisce infatti che, su richiesta dell’utilizzatore formulata al momento dell’acquisto, il fabbricante debba REGULATION (EU) 2023/1230 introduces a significant change for our sector too, relating to lifting platforms, stairlifts, access platforms, escalators and moving walkways: the documentation accompanying machinery, related products and partly completed machinery may also be provided, made accessible and maintained in digital format. However, digitalisation is accompanied by specific obligations regarding accessibility, durability and availability for users and market surveillance authorities. The first key provision is set out in Article 10(7), concerning the obligations of manufacturers of machinery and related products. Instructions for use may be provided in digital format, provided that the manufacturer indicates on the machinery, the related product, the packaging or in an accompanying document how they can be accessed. The format used must enable the user to print, download and save the instructions on an electronic device, so that they can be consulted at any time, even in the event of a fault with the machinery or product. This requirement also applies where the instructions are integrated directly into the machinery’s software. The digital instructions must also remain accessible online throughout the product’s intended life cycle and, in any event, for at least ten years from its placing on the market. The option to use a digital format does not completely eliminate paper documentation. Article 10(7) stipulates that, upon request by the user made at the time of purchase, the manufacturer must provide the instructions in paper form free of charge IL REGOLAMENTO (UE) 2023/1230 APRE ALLA GESTIONE DIGITALE DI ISTRUZIONI, DICHIARAZIONI E DOCUMENTAZIONE TECNICA, MA IMPONE PRECISI REQUISITI DI ACCESSIBILITÀ, CONSERVAZIONE E DISPONIBILITÀ NEL TEMPO Regulation (EU) 2023/1230 paves the way for the digital management of instructions, declarations and technical documentation, but imposes specific requirements regarding accessibility, retention and long-term availability NORMATIVA DI MARCO COGLIATI*
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