30 cumentazione tecnica può comprendere, in funzione della macchina e della procedura applicabile, la descrizione generale, i disegni e gli schemi, la documentazione relativa alla valutazione dei rischi, i requisiti applicabili, le norme e le specifiche tecniche utilizzate, i risultati di calcoli, prove e verifiche, la documentazione relativa alla progettazione e alla fabbricazione e altri elementi previsti dall’Allegato IV. È fondamentale distinguere questa documentazione dal manuale di istruzioni. Quest’ultimo è destinato all’utilizzatore e deve essere disponibile per consentire l’uso, l’installazione e la manutenzione della macchina in condizioni di sicurezza. La dichiarazione UE di conformità è anch’essa destinata ad accompagnare la macchina oppure deve essere resa accessibile secondo le modalità previste dal Regolamento. La documentazione tecnica, invece, è documentazione propria del fabbricante e non è destinata normalmente ad accompagnare la macchina né ad essere consegnata integralmente al proprietario, al tecnico o al manutentore. Il fabbricante deve conservarla e mantenerla a disposizione delle autorità di vigilanza del mercato per almeno dieci anni dalla data di immissione sul mercato o di messa in servizio. L’articolo 10, paragrafo 3, prevede anche che, quando pertinente, il codice sorgente o la logica di programmazione integrati nella documentazione tecnica siano messi a disposizione delle Autorità nazionali competenti su richiesta motivata, qualora tali informazioni siano necessarie per verificare il rispetto dei requisiti essenziali di sicurezza e di tutela della salute. È quindi preferibile parlare di documentazione tecnica non destinata normalmente all’utilizzatore, piuttosto che definirla semplicemente “documentazione riservata”: il Regolamento non stabilisce infatti una definizione generale di “riservatezza” del fascicolo, ma ne disciplina la conservazione e la disponibilità alle autorità competenti. LA GESTIONE DIGITALE DELLA DOCUMENTAZIONE TECNICA Anche la documentazione tecnica può essere organizzata e conservata attraverso sistemi digitali. In questo caso la digitalizzazione può offrire vantaggi particolarmente importanti. Il fascicolo tecnico non deve infatti essere necessariamente concepito come un unico file. Può essere costituito da un insieme strutturato di documenti: disegni, schemi elettrici e idraulici, valutazione dei rischi, calcoli, rapporti di prova, certificazioni dei componenti, documentazione relativa ai sistemi di sicurezza, software e altre informazioni. Un sistema documentale digitale consente di collegare questi elementi alla specifica macchina o alla specifica configurazione, gestire le revisioni e mantenere una traccia delle modifiche effettuate. La digitalizzazione deve tuttavia garantire nel tempo integrità, leggibilità, reperibilità e controllo degli accessi. Il fabbricante deve infatti essere in grado di recuperare la documentazione richiesta dalle Autorità anche molti anni dopo l’immissione sul mercato della macchina. * Esperto ascensori requirements, the standards and technical specifications used, the results of calculations, tests and checks, documentation relating to design and manufacture, and other elements set out in Annex IV. It is essential to distinguish this documentation from the instruction manual. The latter is intended for the user and must be available to enable the safe use, installation and maintenance of the machinery. The EU Declaration of Conformity is also intended to accompany the machinery or must be made available in accordance with the procedures laid down in the Regulation. The technical documentation, on the other hand, is the manufacturer’s own documentation and is not normally intended to accompany the machinery or to be handed over in full to the owner, technician or maintenance engineer. The manufacturer must keep it and make it available to the market surveillance authorities for at least ten years from the date of placing on the market or putting into service. Article 10(3) also provides that, where relevant, the source code or programming logic incorporated into the technical documentation must be made available to the competent national authorities upon a reasoned request, where such information is necessary to verify compliance with the essential health and safety requirements. It is therefore preferable to refer to technical documentation not normally intended for the user, rather than simply defining it as ‘confidential documentation’: the Regulation does not, in fact, establish a general definition of the ‘confidentiality’ of the file, but regulates its retention and availability to the competent authorities. DIGITAL MANAGEMENT OF TECHNICAL DOCUMENTATION Technical documentation can also be organised and stored using digital systems. In this case, digitisation can offer particularly significant benefits. The technical file does not, in fact, have to be conceived as a single file. It can consist of a structured set of documents: drawings, electrical and hydraulic diagrams, risk assessments, calculations, test reports, component certifications, documentation relating to safety systems, software and other information. A digital document management system allows these elements to be linked to the specific machine or configuration, manages revisions and maintains a record of any changes made. However, digitalisation must ensure the integrity, legibility, retrievability and access control of the documentation over time. The manufacturer must, in fact, be able to retrieve the documentation requested by the authorities even many years after the machine has been placed on the market. * Lift expert NORMATIVA DI PAOLO TATTOLI*
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