technical documentation and the EU declaration of incorporation to be retained for at least ten years from the date of placing on the market. Where necessary to verify compliance with the essential safety requirements, the source code or programming logic must also be made available to the competent national authorities. Article 12(2) also imposes specific obligations on the authorised representative. The authorised representative must keep the technical documentation and the EU declaration of conformity or incorporation available to the national authorities for at least ten years from the date of placing on the market. Upon reasoned request, they must also provide the information and documents necessary to demonstrate the product’s conformity, either in paper or digital form. Importers are also involved in document management. Article 13(8) stipulates that they must keep a copy of the EU declaration of conformity for at least ten years and ensure that the technical documentation can be made available to the authorities. Where relevant, the source code or programming logic must also be made available upon a reasoned request. The information may be provided to the authority in paper or digital form. For partly completed machinery, Article 14(7) requires the importer to keep the EU declaration of incorporation for at least ten years and to ensure that the relevant technical documentation is available. Here too, Article 14(8) permits the documentation to be submitted in either paper or digital form. A further obligation is set out in Article 19(2), concerning the identification of economic operators. Manufacturers, importers and distributors must be able to indicate to the authorities who supplied them with the product and to whom they subsequently supplied it. This information must be kept for at least ten years from the date of supply or receipt of the product. Finally, the Regulation introduces specific obligations regarding digital data relating to safety. Annex III (Essential health and safety requirements relating to the design and construction of machinery or related products), point 1.2.1, stipulates that control systems must allow for the recording of data relating to interventions (software updates and/or modifications) and the versions of safety software loaded after the machinery has been placed on the market or put into service. This data must be retained for five years from the date of loading, for the purpose of demonstrating compliance upon a reasoned request from a competent national authority. For systems with fully or partially self-evolving behaviour, the same point in Annex III requires, however, that data relating to the safety decision-making process be recorded and retained for one year from the date of collection. It should be noted that the two new requirements introduced in Regulation (EU) 2023/1230 (1.1.9 Protection against tampering, 1.2.1 Safety and reliability of control systems) are cited in Annex ZA.1.3 of the ISO 8100-1/2:2026 standards vigilanza del mercato per almeno dieci anni. Per le quasimacchine, l’articolo 11, paragrafo 3, prevede la conservazione della documentazione tecnica e della dichiarazione UE di incorporazione per almeno dieci anni dalla data di immissione sul mercato. Se necessario per verificare il rispetto dei requisiti essenziali di sicurezza, anche il codice sorgente o la logica di programmazione devono poter essere messi a disposizione delle autorità nazionali competenti. L’articolo 12, paragrafo 2, attribuisce specifici obblighi anche al mandatario. Quest’ultimo deve mantenere a disposizione delle autorità nazionali la documentazione tecnica e la dichiarazione UE di conformità o di incorporazione per almeno dieci anni dall’immissione sul mercato. Su richiesta motivata, deve inoltre fornire le informazioni e i documenti necessari a dimostrare la conformità del prodotto, in formato cartaceo oppure digitale. Anche gli importatori sono coinvolti nella gestione documentale. L’articolo 13, paragrafo 8, stabilisce che essi debbano conservare una copia della dichiarazione UE di conformità per almeno dieci anni e assicurarsi che la documentazione tecnica possa essere resa disponibile alle autorità. Se pertinente, anche il codice sorgente o la logica di programmazione devono essere accessibili a seguito di una richiesta motivata. Le informazioni possono essere fornite all’autorità in formato cartaceo o digitale. Per le quasi-macchine, l’articolo 14, paragrafo 7, impone all’importatore di conservare la dichiarazione UE di incorporazione per almeno dieci anni e di garantire la disponibilità della relativa documentazione tecnica. Anche in questo caso, l’articolo 14, paragrafo 8, consente la trasmissione della documentazione in formato cartaceo o digitale. Un ulteriore obbligo è previsto dall’articolo 19, paragrafo 2, relativo all’identificazione degli operatori economici. Fabbricanti, importatori e distributori devono poter indicare alle autorità chi ha fornito loro il prodotto e a quale soggetto essi lo hanno successivamente fornito. Tali informazioni devono essere conservate per almeno dieci anni dalla data della fornitura o della ricezione del prodotto. Il Regolamento introduce infine obblighi specifici per i dati digitali connessi alla sicurezza. L’Allegato III (Requisiti essenziali di sicurezza e di tutela della salute relativi alla progettazione e alla costruzione di macchine o prodotti correlati), punto 1.2.1, stabilisce che i sistemi di comando debbano consentire la registrazione dei dati relativi agli interventi (aggiornamenti e/o modifiche software) e delle versioni del software di sicurezza caricate dopo l’immissione sul mercato o la messa in servizio. Questi dati devono essere conservati per cinque anni dal caricamento, allo scopo di dimostrare la conformità su richiesta motivata di un’autorità nazionale competente. Per i sistemi dotati di comportamento integralmente o parzialmente auto-evolutivo, lo stesso punto dell’Allegato III richiede invece che i dati relativi al processo decisionale in materia di sicurezza siano registrati e conservati per un anno dalla loro raccolta. Si evidenzia che i due nuovi requisiti intro22 NORMATIVA DI MARCO COGLIATI*
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